Avoirs et remboursements
Un avoir (ou note de crédit) est un document comptable qui annule tout ou partie d'une facture déjà émise. Dans KalioKool, les avoirs sont générés au format Factur-X, comme les factures, et sont liés à la facture d'origine pour garantir la traçabilité comptable.
Ce guide vous explique dans quels cas émettre un avoir, comment le créer et quel impact il a sur votre comptabilité.
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Dans quels cas émettre un avoir ?
Annulation d'une inscription
Un stagiaire se désiste avant le début de la formation, ou son financement est refusé par l'OPCO après facturation. Vous devez annuler la facture correspondante en émettant un avoir total (100 % du montant HT de la facture).
Erreur sur le montant facturé
Vous avez facturé un montant incorrect : mauvais tarif appliqué, erreur sur la durée de la formation, réduction oubliée. Dans ce cas, émettez un avoir partiel ou total selon la situation, puis créez une nouvelle facture avec le montant corrigé.
Session annulée par l'organisme
La session de formation est annulée (nombre de participants insuffisant, absence du formateur, etc.). Toutes les factures émises pour cette session doivent faire l'objet d'un avoir total. Depuis la fiche session, vous pouvez générer les avoirs en masse pour tous les stagiaires concernés.
Remise exceptionnelle accordée après facturation
Vous accordez une remise commerciale à un client après avoir déjà émis la facture. Émettez un avoir partiel du montant de la remise.
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Créer un avoir
Depuis une facture existante
- Rendez-vous dans Facturation depuis le menu principal.
- Identifiez la facture concernée dans la liste (vous pouvez utiliser la recherche par numéro, stagiaire ou session).
- Cliquez sur la facture pour ouvrir son détail.
- Cliquez sur le bouton Émettre un avoir.
- Renseignez les informations :
- Cliquez sur Valider l'avoir.
Depuis une session annulée
Si vous annulez une session entière :
- Ouvrez le détail de la session dans Sessions.
- Cliquez sur Annuler la session.
- KalioKool vous propose de générer les avoirs pour toutes les factures émises sur cette session.
- Confirmez : un avoir total est créé pour chaque facture concernée.
Numérotation des avoirs
Les avoirs suivent une numérotation distincte et séquentielle, séparée de celle des factures :
- Factures : `FAC-2026-0001`, `FAC-2026-0002`, ...
- Avoirs : `AV-2026-0001`, `AV-2026-0002`, ...
Chaque avoir porte également la référence de la facture d'origine (ex. "Avoir relatif à la facture FAC-2026-0042"), ce qui permet de retrouver facilement le lien entre les deux documents.
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Impact sur votre comptabilité
Comment ça fonctionne concrètement ?
Un avoir diminue votre chiffre d'affaires du montant crédité. Voici un exemple concret :
| Document | Montant HT | Effet |
|----------|------------|-------|
| Facture `FAC-2026-0042` | 1 500,00 EUR | + 1 500,00 EUR de CA |
| Avoir `AV-2026-0008` (total) | - 1 500,00 EUR | - 1 500,00 EUR de CA |
| Solde net | 0,00 EUR | Facture neutralisée |
Pour un avoir partiel (par exemple une remise de 200 EUR HT) :
| Document | Montant HT | Effet |
|----------|------------|-------|
| Facture `FAC-2026-0042` | 1 500,00 EUR | + 1 500,00 EUR de CA |
| Avoir `AV-2026-0009` (partiel) | - 200,00 EUR | - 200,00 EUR de CA |
| Solde net | 1 300,00 EUR | Montant réellement dû |
Impact sur la TVA
Si votre organisme est assujetti à la TVA, l'avoir vient également corriger la TVA collectée. Le montant de TVA créditée est calculé automatiquement par KalioKool en fonction du taux appliqué sur la facture d'origine.
Si vous êtes exonéré de TVA (article 261.4.4 du CGI), l'avoir porte la même mention d'exonération que la facture d'origine.
Impact sur le BPF
Les avoirs sont pris en compte dans le calcul de votre Bilan Pédagogique et Financier. Un avoir total sur une inscription annule la ligne correspondante dans le BPF. Un avoir partiel ajuste le montant déclaré.
> Important : pour toute question relative au traitement comptable des avoirs, consultez votre expert-comptable. KalioKool génère les documents conformes, mais ne se substitue pas à un conseil fiscal.
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Remboursement du client
L'émission d'un avoir dans KalioKool ne déclenche pas automatiquement de remboursement. L'avoir est un document comptable qui constate une dette envers votre client, mais le transfert de fonds reste à votre charge.
Marche à suivre pour rembourser
- Émettez l'avoir dans KalioKool (voir ci-dessus).
- Procédez au remboursement via votre banque (virement) ou votre prestataire de paiement.
- Une fois le remboursement effectué, marquez l'avoir comme "Remboursé" dans KalioKool pour mettre à jour le suivi.
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Questions fréquentes
Puis-je modifier un avoir après émission ?
Non. Comme une facture, un avoir émis est un document définitif. En cas d'erreur sur l'avoir lui-même, contactez votre expert-comptable pour déterminer la procédure corrective appropriée.
L'avoir est-il envoyé automatiquement au client ?
Non. Après création de l'avoir, vous pouvez l'envoyer manuellement par email depuis le détail de l'avoir en cliquant sur Envoyer par email. Le client recevra le PDF Factur-X en pièce jointe.
Puis-je émettre un avoir sur une facture déjà réglée ?
Oui. L'avoir est indépendant du statut de paiement de la facture. Si la facture a déjà été réglée, l'avoir constate une dette de votre part envers le client, que vous devrez rembourser.
Un avoir partiel peut-il dépasser le montant de la facture ?
Non. KalioKool bloque la création d'un avoir dont le montant HT dépasse celui de la facture d'origine (en tenant compte des avoirs déjà émis sur cette même facture).
Comment retrouver la facture liée à un avoir ?
Depuis le détail de l'avoir, cliquez sur le numéro de la facture d'origine affiché dans la section Référence. Vous serez redirigé vers la fiche de la facture.
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