Facturation et paiements
KalioKool vous permet de facturer vos stagiaires et financeurs en toute conformité avec la norme Factur-X, obligatoire en France à partir de septembre 2026. Ce guide vous explique comment créer, envoyer et suivre vos factures depuis la plateforme.
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Comprendre le format Factur-X
Qu'est-ce que Factur-X ?
Factur-X est le format de facturation électronique adopté par la France et l'Union européenne (norme EN 16931). Concrètement, votre facture est un PDF classique que vous pouvez lire normalement, mais elle contient également un fichier XML invisible intégré au document. Ce fichier XML permet le traitement automatique par les systèmes comptables de vos clients, de leurs OPCO ou de toute plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Vous n'avez rien à faire de particulier : KalioKool génère automatiquement ce format à chaque création de facture. Le PDF que vous envoyez est un PDF/A-3, c'est-à-dire un fichier PDF archivé longue durée avec les données XML embarquées.
Pourquoi c'est important ?
À partir de septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront émettre et recevoir des factures électroniques au format structuré. Si vous êtes organisme de formation, vous êtes concerné. En utilisant KalioKool, vous êtes déjà en conformité avec cette obligation, sans effort supplémentaire.
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Créer une facture
Depuis le détail d'une session
La méthode la plus courante pour créer une facture est de passer par le détail d'une session de formation :
- Rendez-vous dans Sessions et ouvrez la session concernée.
- Dans l'onglet Facturation, vous verrez la liste des stagiaires inscrits.
- Cliquez sur Générer la facture en face du stagiaire ou du financeur à facturer.
- Vérifiez les informations pré-remplies (client, montant HT, échéance).
- Validez : la facture est générée au format Factur-X et prête à être envoyée.
Facturation automatique
Vous pouvez également activer la facturation automatique à l'inscription depuis Paramètres > Facturation. Dans ce cas, une facture est générée dès qu'un stagiaire finalise son inscription et que le financement est confirmé.
Informations présentes sur la facture
Chaque facture contient :
- Le numéro unique de facture (ex. `FAC-2026-0001`)
- Les coordonnées de l'émetteur (votre organisme) et du destinataire
- Le détail de la prestation (intitulé de la session, dates, durée)
- Le montant HT, la TVA applicable et le montant TTC
- La date d'échéance de paiement
- Votre IBAN pour le règlement par virement
- Le lien de paiement sécurisé (voir ci-dessous)
Gestion de la TVA pour les organismes de formation
Exonération de TVA (Article 261.4.4 du CGI)
De nombreux organismes de formation bénéficient d'une exonération de TVA au titre de l'article 261.4.4 du Code Général des Impôts. Cette exonération s'applique aux activités de formation professionnelle continue réalisées dans le cadre de la formation professionnelle.
Si vous êtes exonéré : vos factures porteront la mention "TVA non applicable, article 261.4.4 du CGI". Le montant HT est égal au montant TTC. KalioKool gère automatiquement cette mention si vous avez renseigné votre attestation d'exonération dans Paramètres > Organisme.
Si vous n'êtes pas exonéré : vos factures appliqueront le taux de TVA en vigueur (20 % en métropole). Le montant HT et le montant TTC seront distincts, et la TVA sera détaillée sur la facture.
> Important : KalioKool n'est pas un cabinet comptable. Pour savoir si votre organisme est éligible à l'exonération de TVA ou pour toute question fiscale, consultez votre expert-comptable ou votre Service des Impôts des Entreprises (SIE).
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Lien de paiement sécurisé
Chaque facture émise depuis KalioKool est accompagnée d'un lien de paiement unique que vous pouvez partager avec votre client (stagiaire, entreprise ou OPCO).
Comment ça fonctionne ?
- Le lien est signé cryptographiquement (signature HMAC) pour garantir son authenticité. Il est impossible de falsifier ou de modifier le montant à payer via ce lien.
- Le lien expire automatiquement après 72 heures. Passé ce délai, le destinataire devra demander un nouveau lien depuis la facture.
- Le lien est accessible sans connexion à KalioKool : votre client n'a pas besoin de créer un compte pour payer.
Envoyer le lien de paiement
Depuis le détail d'une facture, cliquez sur Envoyer par email. Le stagiaire ou le financeur recevra un email contenant le lien de paiement et un résumé de la facture en pièce jointe (PDF Factur-X).
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Suivre les paiements
Le tableau de bord Facturation centralise le suivi de tous vos paiements :
- En attente : factures émises dont le paiement n'a pas encore été reçu.
- Réglées : factures dont le paiement a été confirmé.
- En retard : factures dont l'échéance est dépassée.
Le montant du chiffre d'affaires HT est affiché par période directement sur le tableau de bord.
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Relances par email
KalioKool peut envoyer automatiquement des emails de relance pour les factures impayées :
- Rappel à J+7 après la date d'échéance : un email courtois rappelant au client que la facture est en attente de règlement.
- Relance à J+14 : un second email, plus formel, incluant un nouveau lien de paiement (l'ancien ayant expiré).
> Les relances sont tracées : depuis la fiche de chaque facture, vous pouvez voir les emails envoyés et leur date.
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Questions fréquentes
Ma facture est-elle légalement valide ?
Oui. Les factures générées par KalioKool respectent le format Factur-X (norme EN 16931), reconnu par l'administration fiscale française et européenne.
Puis-je modifier une facture après émission ?
Non. Une facture émise ne peut pas être modifiée. En cas d'erreur, vous devez émettre un avoir (voir Avoirs et remboursements) puis créer une nouvelle facture corrigée si nécessaire.
Comment régénérer un lien de paiement expiré ?
Depuis le détail de la facture, cliquez sur Régénérer le lien de paiement. Un nouveau lien valable 72 heures sera créé.
Je suis exonéré de TVA mais la facture affiche de la TVA. Que faire ?
Vérifiez que votre attestation d'exonération est bien renseignée dans Paramètres > Organisme. Si le problème persiste, contactez le support.
Mes factures sont-elles compatibles avec le BPF ?
Oui. Le type de financement (OPCO, CPF, fonds propres, etc.) est renseigné sur chaque inscription et repris sur la facture, ce qui alimente automatiquement votre Bilan Pédagogique et Financier.
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