Inscrire un stagiaire
L'inscription d'un stagiaire est la première étape pour constituer un dossier de formation complet et conforme. KalioKool propose trois méthodes d'inscription adaptées à vos besoins : la saisie manuelle, le lien d'auto-inscription et l'import CSV. Quelle que soit la méthode choisie, chaque inscription doit obligatoirement renseigner le type de financement, information essentielle pour la génération automatique de votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
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Méthode 1 : Inscription manuelle depuis la page session
La méthode la plus directe. Vous inscrivez le stagiaire vous-même depuis l'interface KalioKool.
Étapes
- Rendez-vous dans Sessions et ouvrez la session concernée.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un stagiaire.
- Renseignez les informations suivantes :
- Validez le formulaire.
Quand utiliser cette méthode
- Vous inscrivez un ou deux stagiaires ponctuellement.
- Vous disposez de toutes les informations du stagiaire au moment de la saisie.
- Vous souhaitez vérifier chaque inscription avant validation.
Méthode 2 : Lien d'inscription publique (auto-inscription)
Avec cette méthode, c'est le stagiaire lui-même qui remplit ses informations. Vous gagnez du temps et réduisez les erreurs de saisie.
Étapes
- Ouvrez la session concernée.
- Cliquez sur Lien d'inscription dans la barre d'actions.
- Copiez le lien généré et partagez-le : par e-mail, via votre site web, ou sur vos réseaux sociaux.
- Le stagiaire accède au formulaire, renseigne ses coordonnées et sélectionne son type de financement.
- L'inscription apparaît dans votre tableau de bord avec le statut En attente de validation.
- Vous validez ou refusez chaque inscription depuis la page session.
Personnalisation du lien
- Vous pouvez définir une date limite d'inscription au-delà de laquelle le lien expire.
- Vous pouvez restreindre les types de financement proposés dans le formulaire (par exemple, n'autoriser que OPCO et Entreprise).
- Le formulaire reprend automatiquement le nom de votre organisme et l'intitulé de la session.
Quand utiliser cette méthode
- Vous avez un grand nombre de stagiaires à inscrire.
- Les stagiaires disposent eux-mêmes de leurs informations (coordonnées, numéro OPCO, etc.).
- Vous souhaitez déléguer la saisie pour gagner du temps.
Méthode 3 : Import CSV
Pour les inscriptions en masse, l'import CSV est la solution la plus rapide. Vous préparez un fichier avec toutes les données et KalioKool crée les inscriptions en une seule opération.
Étapes
- Ouvrez la session concernée.
- Cliquez sur Importer des stagiaires (icône d'import).
- Téléchargez le modèle CSV proposé par KalioKool pour respecter le format attendu.
- Remplissez le fichier avec les données de vos stagiaires : nom, prénom, e-mail, téléphone, entreprise, SIRET, type de financement.
- Importez le fichier complété.
- KalioKool affiche un récapitulatif de l'import : nombre de lignes traitées, erreurs éventuelles (e-mail invalide, doublon, champ manquant).
- Corrigez les erreurs signalées et relancez l'import si nécessaire.
Quand utiliser cette méthode
- Vous inscrivez plus de cinq stagiaires à la fois.
- Vous recevez les listes de stagiaires sous forme de tableur (Excel, Google Sheets).
- Vous migrez des données depuis un ancien outil.
Types de financement : le détail
Le type de financement est une donnée obligatoire à chaque inscription. Il détermine la ventilation de votre BPF et conditionne certaines informations complémentaires.
OPCO (Opérateur de Compétences)
L'entreprise du stagiaire fait financer la formation par son OPCO.
Exemple concret : L'OPCO Atlas finance la formation Excel de Marie. Vous renseignez le nom de l'OPCO (Atlas), le numéro d'accord de prise en charge fourni par l'OPCO, ainsi que le nom et le SIRET de l'entreprise de Marie.
Champs spécifiques : Nom de l'OPCO, numéro d'accord de prise en charge, entreprise, SIRET.
CPF (Compte Personnel de Formation)
Le stagiaire utilise ses droits CPF pour financer la formation.
Exemple concret : Paul s'inscrit à une formation bureautique via son CPF. Vous renseignez le numéro de dossier CPF attribué par la Caisse des Dépôts (visible sur le compte CPF du stagiaire), ce qui permet le suivi administratif et la facturation.
Champs spécifiques : Numéro de dossier CPF.
Personnel
Le stagiaire finance lui-même la formation, sans prise en charge extérieure.
Exemple concret : Sophie souhaite suivre une formation en photographie à titre personnel. Aucun organisme tiers n'intervient. Vous sélectionnez simplement le financement Personnel et KalioKool génère un contrat de formation individuel (et non une convention).
Champs spécifiques : Aucun champ supplémentaire.
Entreprise
L'employeur du stagiaire prend directement en charge le coût de la formation, sans passer par un OPCO.
Exemple concret : La société Dupont & Fils envoie trois salariés en formation management. Vous renseignez le nom de l'entreprise et son SIRET. KalioKool génère une convention de formation professionnelle au nom de l'entreprise.
Champs spécifiques : Entreprise, SIRET.
France Travail (anciennement Pôle Emploi)
Le stagiaire est demandeur d'emploi et la formation est financée par France Travail.
Exemple concret : Lucas, demandeur d'emploi, obtient un financement AIF (Aide Individuelle à la Formation) de France Travail pour suivre une formation développement web. Vous renseignez le numéro de demandeur d'emploi et la référence du financement AIF.
Champs spécifiques : Numéro de demandeur d'emploi, référence de financement France Travail.
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Documents générés automatiquement
Quelle que soit la méthode d'inscription, KalioKool génère automatiquement les documents suivants dès la validation :
- Convocation : envoyée au stagiaire avec les informations pratiques (lieu, horaires, programme).
- Contrat ou convention de formation : contrat individuel (financement personnel) ou convention tripartite (financement tiers).
- Programme pédagogique : détail du contenu de la formation, conforme aux exigences Qualiopi.
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Questions fréquentes
Puis-je modifier le type de financement après l'inscription ?
Oui, tant que la facture associée n'a pas été émise. Rendez-vous dans le dossier du stagiaire et modifiez le champ « Type de financement ».
Un stagiaire peut-il s'inscrire à plusieurs sessions ?
Oui, chaque inscription est indépendante. Le stagiaire conserve un dossier unique regroupant toutes ses formations.
Que se passe-t-il en cas de doublon (même e-mail) ?
KalioKool détecte les doublons et vous propose de rattacher l'inscription au dossier stagiaire existant plutôt que de créer un nouveau profil.
L'import CSV gère-t-il les caractères accentués ?
Oui, à condition d'utiliser l'encodage UTF-8 lors de l'export de votre fichier.
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Liens utiles
- Le dossier stagiaire : consulter et gérer les informations d'un stagiaire inscrit.
- Créer une session : configurer une session avant d'y inscrire des stagiaires.
- Générer une facture : émettre une facture Factur-X à partir d'une inscription.
- Le Bilan Pédagogique et Financier : comprendre l'impact du type de financement sur votre BPF.