Première connexion à KalioKool

Bienvenue sur KalioKool ! Ce guide vous accompagne pas à pas, de la création de votre compte jusqu'à votre premier accès au tableau de bord. En moins de 10 minutes, votre espace sera prêt à recevoir vos formations, vos stagiaires et vos documents administratifs.

Pour illustrer chaque étape, nous suivrons Marie, formatrice indépendante spécialisée en bureautique, qui vient de décrocher son premier contrat avec un OPCO et doit structurer son activité.

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Étape 1 : Créer votre compte

Rendez-vous sur www.kaliokool.com et cliquez sur le bouton Créer un compte en haut à droite.

Vous devrez renseigner trois informations :

• Votre adresse e-mail professionnelle : c'est elle qui servira d'identifiant pour toutes vos connexions. Privilégiez une adresse liée à votre activité (ex. : marie@formationspro.fr) plutôt qu'une adresse personnelle.
• Votre nom complet : tel qu'il apparaîtra dans les documents et les échanges au sein de la plateforme.
• Un mot de passe sécurisé : au minimum 8 caractères, avec au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre.

Astuce : Si vous travaillez en équipe, chaque collaborateur créera son propre compte. Vous pourrez ensuite les rattacher à votre organisme depuis les paramètres.

Cliquez sur Valider pour passer à l'étape suivante.

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Étape 2 : Vérifier votre adresse e-mail

Un e-mail de vérification est envoyé automatiquement à l'adresse que vous avez renseignée. Ouvrez votre boîte de réception et cliquez sur le lien Confirmer mon adresse contenu dans le message.

Attention : Le lien de vérification est valable 24 heures. Passé ce délai, vous devrez demander un nouvel envoi depuis la page de connexion en cliquant sur « Renvoyer le lien ».

Si vous ne trouvez pas l'e-mail :

• Vérifiez votre dossier « Spam » ou « Courrier indésirable ».
• Ajoutez noreply@kaliokool.com à vos contacts pour éviter ce problème à l'avenir.
• Si le problème persiste, contactez notre support via le chat disponible sur le site.

Marie a reçu son e-mail en moins d'une minute. Après un clic sur le lien, elle est automatiquement redirigée vers l'écran d'onboarding.

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Étape 3 : Configurer votre organisme de formation

C'est l'étape la plus importante de votre première connexion. KalioKool vous demande les informations clés de votre structure pour configurer correctement votre espace.

Nom de l'organisme

Saisissez le nom commercial de votre structure, tel qu'il apparaîtra sur vos documents officiels (conventions, factures, attestations). Par exemple, Marie saisit « Formations Pro Marie Dupont ».

Numéro SIRET

Votre numéro SIRET à 14 chiffres identifie votre établissement de manière unique. Vous le trouverez sur votre extrait Kbis, sur le site de l'INSEE, ou sur vos précédentes déclarations administratives.

Attention : Le SIRET est obligatoire. KalioKool l'utilise notamment pour la génération des factures Factur-X conformes à la réglementation qui entre en vigueur en septembre 2026.

Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)

Si vous disposez déjà de votre NDA (parfois appelé « numéro de formateur »), renseignez-le ici. Ce numéro à 11 chiffres est délivré par la DREETS (ancienne DIRECCTE) de votre région.

Si vous n'avez pas encore votre NDA, pas de panique : vous pouvez laisser ce champ vide et le compléter plus tard dans Paramètres > Organisation. KalioKool vous enverra un rappel pour le renseigner avant votre première déclaration BPF.

Marie, qui vient d'obtenir son NDA il y a quelques semaines, le renseigne directement : « 11 75 12345 67 ».

Logo (optionnel)

Vous pouvez importer le logo de votre organisme au format PNG ou JPG (taille maximale : 2 Mo). Il sera affiché sur vos documents générés (conventions de formation, factures, attestations de fin de formation).

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Étape 4 : Choisir votre formule d'abonnement

Après la configuration de votre organisme, KalioKool vous propose de choisir la formule adaptée à votre volume d'activité :

• Essentiel : idéal pour les formateurs indépendants ou les petites structures (jusqu'à 50 stagiaires par an). Inclut la gestion des sessions, l'émargement numérique et la facturation Factur-X.
• Professionnel : conçu pour les organismes en croissance. Ajoute la gestion multi-utilisateurs, les exports BPF automatisés et les modèles de documents personnalisables.
• Entreprise : pour les structures à fort volume ou les réseaux de formateurs. Inclut un accompagnement dédié, des intégrations sur mesure et un accès prioritaire au support.

Chaque formule dispose d'une période d'essai gratuite de 14 jours, sans engagement et sans carte bancaire. Vous pourrez changer de formule à tout moment depuis les paramètres de votre compte.

Marie opte pour la formule Essentiel, parfaitement adaptée à son démarrage. Elle sait qu'elle pourra évoluer vers la formule Professionnel quand son activité se développera.

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Étape 5 : Découvrir votre tableau de bord

Félicitations, votre espace KalioKool est prêt ! Vous arrivez directement sur votre tableau de bord, votre centre de pilotage quotidien.

Depuis cette vue d'ensemble, vous pouvez :

• Créer votre première formation en cliquant sur le bouton d'action rapide « Nouvelle formation ».
• Ajouter vos premiers stagiaires manuellement ou par import de fichier.
• Planifier une session en rattachant une formation à des dates et un lieu.
• Générer vos premiers documents (convention, programme, feuille d'émargement).

Pour une présentation détaillée de chaque élément du tableau de bord, consultez l'article Le tableau de bord.

Marie crée immédiatement sa première formation « Maîtriser Excel – Niveau intermédiaire » et planifie sa première session pour le mois prochain. En quelques clics, elle a généré sa convention de formation, prête à être envoyée à son client.

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Questions fréquentes

Je n'ai pas reçu l'e-mail de vérification, que faire ?
Vérifiez d'abord vos spams. Si l'e-mail n'y figure pas, retournez sur la page de connexion et cliquez sur « Renvoyer le lien de vérification ». Si le problème persiste après 15 minutes, contactez notre support via le chat.

Puis-je modifier les informations de mon organisme après la création ?
Oui, toutes les informations saisies lors de l'onboarding (nom, SIRET, NDA, logo) sont modifiables à tout moment depuis Paramètres > Organisation. Les modifications seront prises en compte sur les prochains documents générés.

Je suis plusieurs à travailler dans le même organisme. Comment ajouter mes collègues ?
Depuis Paramètres > Équipe, vous pouvez inviter des collaborateurs par e-mail. Chaque personne recevra un lien pour créer son propre compte, automatiquement rattaché à votre organisme avec le rôle que vous aurez défini (administrateur, formateur, assistante administrative).

Mon SIRET a changé suite à un déménagement. Que faire ?
Rendez-vous dans Paramètres > Organisation et mettez à jour votre SIRET. KalioKool utilisera automatiquement le nouveau numéro pour tous les documents générés après la modification. Les documents déjà émis conservent l'ancien SIRET, conformément à la réglementation.

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Voir aussi

• Créer et gérer vos formations — pour configurer vos programmes pédagogiques.
• Planifier et suivre vos sessions — pour organiser vos sessions de formation au quotidien.