Paramètres de l'organisation
Les paramètres de votre organisation centralisent toutes les informations administratives, votre abonnement et les réglages de votre profil. Vous y accédez depuis le menu Paramètres dans la barre latérale.
Informations de l'organisme
Identité
Renseignez les informations de base de votre organisme de formation :
- Nom de l'organisme : le nom commercial tel qu'il apparaîtra sur vos documents (conventions, factures, attestations).
- SIRET : votre numéro SIRET à 14 chiffres. Il est utilisé pour la génération des factures Factur-X et le Bilan Pédagogique et Financier.
- Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) : ce numéro est délivré par la DREETS après votre première déclaration d'activité. Si vous êtes un organisme nouvellement créé, vous obtiendrez ce numéro après avoir réalisé votre première convention de formation et effectué votre déclaration initiale. Vous pouvez laisser ce champ vide en attendant et le compléter ultérieurement.
- Adresse postale : l'adresse du siège social de votre organisme, reprise sur l'ensemble des documents officiels.
Logo
Importez le logo de votre organisme au format PNG ou JPG (taille recommandée : 400 x 400 pixels). Le logo apparaîtra sur les documents générés par KalioKool : conventions, convocations, factures et attestations.
Informations complémentaires
- Numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire pour la facturation si vous êtes assujetti à la TVA.
- E-mail de contact : l'adresse e-mail affichée sur vos documents et utilisée pour les communications avec les stagiaires.
- Téléphone : numéro de contact de l'organisme.
Gestion de l'abonnement
Votre plan
Consultez à tout moment votre plan actuel, la date de renouvellement et l'historique de vos factures d'abonnement. KalioKool propose plusieurs plans adaptés à la taille de votre organisme.
Période d'essai
Lors de votre inscription, vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite. Pendant cette période, toutes les fonctionnalités sont accessibles sans restriction. Un bandeau en haut de l'écran vous indique le nombre de jours restants.
Facturation
Les factures d'abonnement sont générées automatiquement et disponibles dans l'onglet Abonnement des paramètres. Vous pouvez modifier vos informations de paiement (carte bancaire) à tout moment depuis cette même page.
Changer de plan
Pour passer à un plan supérieur ou inférieur, cliquez sur Changer de plan. Le changement prend effet immédiatement pour une montée en gamme. Pour une réduction de plan, le changement s'applique à la prochaine date de renouvellement.
Annulation
Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment depuis l'onglet Abonnement. L'annulation prend effet à la fin de la période en cours. Vos données restent accessibles en lecture seule pendant 90 jours après l'annulation, puis sont supprimées conformément à notre politique de rétention.
Paramètres du profil
Chaque utilisateur dispose de paramètres personnels accessibles depuis l'icône de profil en haut à droite.
Informations personnelles
- Prénom et nom : utilisés dans les e-mails envoyés aux stagiaires et sur les documents signés.
- E-mail : votre adresse de connexion. La modification nécessite une vérification par e-mail.
- Mot de passe : modifiable à tout moment. Nous recommandons un mot de passe d'au moins 12 caractères.
Rôle dans l'organisation
Votre rôle détermine vos permissions dans KalioKool :
- Administrateur : accès complet, y compris la gestion des paramètres, des utilisateurs et de l'abonnement.
- Gestionnaire : accès aux formations, sessions, stagiaires et documents. Pas d'accès aux paramètres d'abonnement.
- Formateur : accès limité aux sessions auxquelles il est affecté et à l'émargement.
Suppression du compte
Conformément au RGPD, vous pouvez demander la suppression complète de votre compte et de vos données. Cette action est irréversible.
Pour supprimer votre compte :
- Rendez-vous dans Paramètres > Profil
- Cliquez sur Supprimer mon compte en bas de page
- Confirmez en saisissant votre mot de passe
Questions fréquentes
Je viens de créer mon organisme, je n'ai pas encore de NDA. Que faire ?
Laissez le champ vide. Vous pourrez le compléter dès que vous aurez reçu votre numéro de la DREETS. Les documents générés en attendant porteront la mention "En cours d'obtention".
Puis-je avoir plusieurs organisations sur un même compte ?
Non, un compte utilisateur est lié à une seule organisation. Si vous gérez plusieurs organismes, vous devez créer un compte distinct pour chacun.
Comment ajouter un collaborateur ?
Depuis Paramètres > Équipe, cliquez sur Inviter un membre et saisissez son adresse e-mail. Il recevra une invitation par e-mail pour rejoindre votre organisation.