Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Le Bilan Pédagogique et Financier est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation disposant d'un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA). Il doit être transmis à la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) de votre région avant le 30 avril de chaque année, portant sur l'activité de l'année civile précédente.
KalioKool calcule automatiquement l'ensemble des données du BPF à partir de vos inscriptions, sessions et factures. Ce guide vous explique comment générer votre BPF, comprendre la ventilation par type de financement et éviter les erreurs les plus courantes.
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Étape par étape : générer votre BPF
1. Vérifier les prérequis
Avant de lancer l'export, assurez-vous que :
- Votre NDA est renseigné : rendez-vous dans Paramètres > Organisation et vérifiez que le champ « Numéro de Déclaration d'Activité » est complété. Sans NDA, l'export BPF est bloqué et un avertissement s'affiche.
- Votre SIRET est à jour : le BPF mentionne le SIRET de l'organisme. Vérifiez-le dans la même section.
- Les sessions de l'année sont clôturées : une session encore en statut « En cours » au 31 décembre sera comptabilisée, mais vérifiez que les données (heures réalisées, émargements) sont complètes.
2. Accéder au module BPF
- Dans le menu latéral, cliquez sur Rapports.
- Sélectionnez BPF (Bilan Pédagogique et Financier).
- Choisissez l'année concernée dans le sélecteur (par défaut, l'année précédente est proposée).
3. Consulter le récapitulatif
KalioKool affiche un tableau de synthèse comprenant :
- Nombre total de stagiaires formés sur la période
- Nombre total d'heures de formation réalisées
- Chiffre d'affaires HT lié à l'activité de formation
- Ventilation par type de financement (détaillée ci-dessous)
- Nombre de sessions réalisées
- Nombre de formateurs mobilisés
4. Exporter le BPF
Deux formats d'export sont disponibles :
- PDF : document de synthèse avec les informations de votre organisme (NDA, SIRET, raison sociale), les totaux annuels, la ventilation détaillée par type de financement et des graphiques mensuels. Ce format est adapté à vos archives internes.
- CSV : fichier structuré compatible avec les formulaires de la DREETS. Séparateur point-virgule, encodage UTF-8, décimales avec virgule. Ce format facilite le report des données dans le formulaire en ligne de la DREETS.
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La ventilation par type de financement
Le BPF exige une répartition de votre activité selon l'origine du financement. KalioKool s'appuie sur le champ `finance_type` de chaque inscription pour calculer cette ventilation automatiquement.
Les 5 types de financement
| Type dans KalioKool | Libellé BPF | Description |
|----------------------|-------------|-------------|
| OPCO | Fonds mutualisés OPCO | Formation financée par un Opérateur de Compétences (ex. : OPCO EP, Atlas, Akto). L'OPCO prend en charge tout ou partie du coût pédagogique. |
| CPF | Compte Personnel de Formation | Le stagiaire mobilise ses droits CPF via la plateforme Mon Compte Formation. Le financement transite par la Caisse des Dépôts. |
| PERSONAL | Fonds propres du stagiaire | Le stagiaire finance lui-même sa formation, sans recours à un dispositif de financement externe. |
| COMPANY | Plan de formation entreprise | L'entreprise finance directement la formation de son salarié, hors OPCO, sur son budget formation interne. |
| POLE_EMPLOI | France Travail (ex-Pôle Emploi) | Formation financée par France Travail dans le cadre d'un parcours de retour à l'emploi (AIF, POEI, AFPR, etc.). |
Comment le type de financement est-il attribué ?
Le type de financement est renseigné au moment de l'inscription du stagiaire dans une session. Il peut être :
- Saisi manuellement par le gestionnaire lors de la création de l'inscription
- Modifié ultérieurement si le montage financier évolue (passage d'un financement personnel à un financement OPCO, par exemple)
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Comment KalioKool calcule le BPF
Le calcul du BPF repose sur trois sources de données, toutes issues de votre utilisation quotidienne de KalioKool :
Stagiaires
Pour chaque inscription dont le statut est « Confirmée » ou « Terminée » sur la période, KalioKool compte un stagiaire. Un même individu inscrit à deux sessions compte pour deux stagiaires dans le BPF (conformément aux règles de la DREETS).
Heures de formation
Les heures sont calculées à partir des feuilles d'émargement signées. KalioKool distingue :
- Heures planifiées : durée totale prévue dans la fiche session
- Heures réalisées : heures effectivement émargées par le stagiaire
Chiffre d'affaires
Le CA HT est calculé à partir des factures émises sur la période, ventilé par type de financement. Seules les factures dont la date d'émission tombe dans l'année civile concernée sont prises en compte.
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Les pièges courants (et comment les éviter)
Piège 1 : type de financement non renseigné
Le problème : si le champ `finance_type` d'une inscription est vide, KalioKool classe cette inscription dans une catégorie « Non renseigné ». Cette catégorie apparaît dans votre récapitulatif BPF avec un avertissement orange.
Pourquoi c'est gênant : le formulaire BPF de la DREETS ne prévoit pas de catégorie « Non renseigné ». Vous devrez manuellement répartir ces inscriptions dans les bonnes catégories, ce qui annule l'intérêt du calcul automatique.
La solution : avant d'exporter votre BPF, consultez le tableau de synthèse. Si des inscriptions apparaissent en « Non renseigné », cliquez sur le lien pour afficher la liste et corrigez le type de financement directement depuis la fiche d'inscription.
> Bonne pratique : rendez le champ type de financement obligatoire dès la création des inscriptions. Dans Paramètres > Inscriptions, activez l'option « Type de financement requis ».
Piège 2 : données partielles sur l'année en cours
Le problème : si vous consultez le BPF pour l'année en cours (par exemple, vous êtes en mars et vous consultez les données de cette année), un badge « Données partielles » s'affiche en haut du récapitulatif.
Ce que signifie ce badge : les données ne couvrent pas l'année civile complète. Des sessions sont peut-être encore en cours, des factures n'ont pas encore été émises, des inscriptions sont en attente de confirmation. Les chiffres affichés sont un instantané, pas un bilan définitif.
La solution : le badge est informatif. Il disparaît automatiquement lorsque vous consultez une année civile révolue. Pour votre déclaration BPF officielle, sélectionnez toujours l'année N-1 (qui est complète).
Piège 3 : sessions à cheval sur deux années
Le problème : une session qui démarre en décembre et se termine en janvier est comptabilisée sur les deux années. KalioKool ventile les heures et les stagiaires en fonction des dates d'émargement effectives.
La solution : vérifiez les sessions à cheval dans le récapitulatif. KalioKool les signale avec une icône dédiée. Les heures sont correctement réparties, mais le nombre de stagiaires peut sembler incohérent si vous ne tenez pas compte de ce chevauchement.
Piège 4 : NDA manquant
Le problème : sans Numéro de Déclaration d'Activité, le BPF ne peut pas être généré. KalioKool bloque l'export et affiche un message d'erreur.
La solution : rendez-vous dans Paramètres > Organisation et renseignez votre NDA. Si vous ne disposez pas encore d'un NDA, vous devez effectuer votre déclaration d'activité auprès de la DREETS avant de pouvoir transmettre un BPF.
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Calendrier et échéance
| Date | Action |
|------|--------|
| 1er janvier | Début de la période de référence (année N) |
| 31 décembre | Fin de la période de référence |
| Janvier — Mars (N+1) | Vérification et correction des données dans KalioKool |
| Avant le 30 avril (N+1) | Date limite de transmission du BPF à la DREETS |
> Attention : le non-dépôt du BPF dans les délais peut entraîner le retrait de votre NDA par la DREETS, et donc l'impossibilité de poursuivre votre activité de formation avec des financements publics.
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Questions fréquentes
Le BPF est-il obligatoire même si je n'ai eu aucune activité ?
Oui. En l'absence d'activité de formation sur l'année, vous devez transmettre un BPF « néant ». KalioKool génère un BPF avec des valeurs à zéro dans ce cas.
Puis-je modifier les données après export ?
L'export PDF ou CSV est un instantané. Si vous corrigez des données dans KalioKool (type de financement, heures, etc.), relancez l'export pour obtenir une version à jour. Seul le BPF transmis à la DREETS fait foi.
Comment sont comptabilisés les stagiaires inscrits mais absents ?
Un stagiaire inscrit mais qui n'a émargé à aucune demi-journée n'est pas comptabilisé dans les heures réalisées. Il reste néanmoins comptabilisé dans le nombre de stagiaires si son inscription est au statut « Confirmée » ou « Terminée ».
KalioKool transmet-il directement le BPF à la DREETS ?
Non. KalioKool génère les données et les exports. La transmission se fait manuellement via le portail en ligne de la DREETS (https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr).
Quelle différence entre heures planifiées et heures réalisées dans le BPF ?
Le BPF requiert les heures effectivement réalisées (heures émargées). Les heures planifiées sont affichées à titre indicatif pour vous permettre de comparer et détecter d'éventuels écarts importants.
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