Qualiopi et KalioKool
La certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail). Depuis la publication du référentiel V9 (applicable en 2026), les exigences de traçabilité et de preuve documentaire se sont renforcées. KalioKool a été conçu pour produire et archiver automatiquement les éléments de preuve attendus par les auditeurs, critère par critère.
> Avertissement : KalioKool facilite la constitution de votre dossier de preuves. L'outil ne délivre pas la certification Qualiopi et ne se substitue pas à votre démarche qualité interne. La certification reste du ressort des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac.
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Les 7 critères du Référentiel National Qualité
Le référentiel Qualiopi s'articule autour de 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. Voici comment KalioKool vous accompagne sur chacun d'entre eux.
Critère 1 — Conditions d'information du public
Exigence : L'organisme doit diffuser une information accessible, exhaustive et vérifiable sur ses prestations, ses résultats et ses délais d'accès.
Ce que KalioKool génère :
- Catalogue de formations : chaque formation créée dans KalioKool dispose d'une fiche programme structurée (objectifs, prérequis, durée, modalités, tarif, accessibilité). Cette fiche est exportable en PDF conforme.
- Programmes PDF : les programmes détaillés sont générés automatiquement à partir des données saisies dans la session. Ils respectent le formalisme attendu par les auditeurs (intitulé, objectifs opérationnels, contenu séquencé, modalités d'évaluation).
- Indicateurs de résultat : les taux de satisfaction et d'achèvement sont calculés en temps réel et intégrables à votre communication.
Critère 2 — Objectifs des prestations
Exigence : Les objectifs sont définis et adaptés à chaque prestation. Les contenus et modalités sont formalisés.
Ce que KalioKool génère :
- Programmes détaillés par session : chaque session de formation porte ses propres objectifs pédagogiques, son déroulé séquencé et ses modalités d'évaluation. Ces éléments sont versionnés et horodatés.
- Modalités pédagogiques : les méthodes mobilisées (présentiel, distanciel, mixte), les moyens techniques et les supports sont documentés dans la fiche session.
- Convention et contrat de formation : générés automatiquement avec reprise des objectifs et du programme, envoyés au signataire via le module de signature électronique.
Critère 3 — Adaptation aux publics bénéficiaires
Exigence : L'organisme adapte sa prestation et ses modalités d'accueil, d'accompagnement et de suivi aux publics bénéficiaires.
Ce que KalioKool génère :
- Questionnaire de positionnement : un formulaire pré-formation est envoyé automatiquement au stagiaire lors de son inscription. Les réponses sont archivées dans le dossier stagiaire.
- Analyse des besoins : les données collectées via le questionnaire alimentent un profil stagiaire qui documente le niveau initial, les attentes et les éventuels besoins spécifiques (accessibilité, aménagements).
- Traçabilité de l'adaptation : si vous modifiez le contenu d'une session suite aux retours de positionnement, l'historique des versions est conservé.
Critère 4 — Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement
Exigence : L'organisme mobilise et coordonne les moyens humains, pédagogiques et techniques adaptés.
Ce que KalioKool génère :
- Émargement numérique : feuilles de présence signées électroniquement par les stagiaires et le formateur, avec horodatage, adresse IP et preuve conforme au niveau simple eIDAS. Chaque feuille est archivée et exportable en PDF.
- Livret d'accueil : un document d'accueil personnalisable est généré pour chaque session, regroupant les informations pratiques, le règlement intérieur et les contacts utiles.
- Suivi de présence : le tableau de bord session affiche en temps réel les présences, absences et retards, avec calcul automatique du taux de réalisation en heures.
Critère 5 — Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels
Exigence : L'organisme s'assure de la qualification et du développement des compétences de ses formateurs.
Ce que KalioKool génère :
- Fiches formateurs avec CV : chaque formateur dispose d'un profil dans KalioKool où sont renseignés ses diplômes, certifications, expériences et domaines d'intervention. Le CV est uploadable et associé aux sessions animées.
- Historique des interventions : la liste complète des sessions animées par chaque formateur est automatiquement constituée, facilitant la démonstration de son expérience.
- Plan de développement : vous pouvez documenter les actions de formation continue de vos formateurs et les rattacher à leur profil.
Critère 6 — Inscription dans l'environnement professionnel
Exigence : L'organisme s'inscrit dans son environnement socio-économique et mobilise les parties prenantes.
Ce que KalioKool génère :
- Évaluation de satisfaction à chaud : envoyée automatiquement au stagiaire à la fin de la session. Le questionnaire couvre la pertinence du contenu, la qualité pédagogique, les conditions matérielles et la satisfaction globale.
- Évaluation de satisfaction à froid : programmable à J+30, J+60 ou J+90 après la formation. Elle mesure le transfert des acquis en situation professionnelle et l'atteinte des objectifs initiaux.
- Tableaux de bord satisfaction : les résultats sont agrégés par session, par formateur et par période, avec calcul automatique des taux de satisfaction et des tendances.
Critère 7 — Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations
Exigence : L'organisme recueille les appréciations, met en œuvre des mesures d'amélioration et en assure le suivi.
Ce que KalioKool génère :
- Auto-évaluation formateur : à l'issue de chaque session, le formateur peut renseigner son retour d'expérience (points forts, axes d'amélioration, incidents). Ce document est archivé dans le dossier session.
- Analyse croisée des résultats : KalioKool croise les évaluations stagiaires (chaud et froid) avec l'auto-évaluation formateur pour identifier les écarts et les pistes d'amélioration.
- Suivi des réclamations : les commentaires négatifs ou les réclamations sont signalés et peuvent être traités via un workflow dédié, avec traçabilité des actions correctives.
Kit audit : préparer votre contrôle Qualiopi
Lors d'un audit initial ou de surveillance, l'auditeur examine un échantillon de sessions. Voici ce que vous pouvez exporter ou présenter directement depuis KalioKool.
Documents à exporter
| Document | Où le trouver | Format |
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| Catalogue de formations | Formations > Export catalogue | PDF |
| Programme détaillé d'une session | Session > Onglet Programme > Exporter | PDF |
| Convention de formation signée | Session > Documents | PDF signé |
| Feuilles d'émargement | Session > Émargement > Exporter | PDF |
| Questionnaire de positionnement (réponses) | Stagiaire > Dossier > Positionnement | PDF |
| Évaluations de satisfaction (chaud) | Session > Évaluations | PDF / CSV |
| Évaluations de satisfaction (froid) | Rapports > Satisfaction à froid | PDF / CSV |
| Auto-évaluation formateur | Session > Retour formateur | PDF |
| CV formateur | Équipe > Formateur > Documents | PDF |
| Attestation de fin de formation | Session > Documents | PDF |
| Certificat de réalisation | Session > Documents | PDF |
Bonnes pratiques pour l'audit
- Préparez un export par session auditée : sélectionnez la session dans KalioKool et utilisez la fonction « Exporter le dossier complet » pour obtenir l'ensemble des pièces en un seul ZIP.
- Vérifiez la complétude des dossiers : le tableau de bord conformité vous indique les documents manquants pour chaque session (émargement non signé, évaluation absente, CV formateur manquant).
- Montrez l'outil en direct : les auditeurs apprécient de voir le système fonctionner. Naviguez dans une session pour montrer la traçabilité (historique, horodatage, signatures).
- Exportez les indicateurs de résultat : taux de satisfaction, taux d'achèvement, nombre de réclamations traitées. Ces chiffres démontrent votre démarche d'amélioration continue.
Qualiopi V9 (2026) : ce qui change
Le référentiel V9, applicable à partir de 2026, introduit plusieurs évolutions notables :
- Renforcement de la traçabilité des sous-traitants : les organismes doivent documenter le suivi qualité de leurs sous-traitants. KalioKool permet d'associer un sous-traitant à une session et d'archiver les pièces justificatives (convention de sous-traitance, CV du formateur externe, évaluations).
- Accessibilité renforcée : les exigences d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap sont précisées. Le questionnaire de positionnement KalioKool inclut une section dédiée aux besoins spécifiques.
- Formalisation des processus : le référentiel insiste sur la formalisation des processus internes. L'utilisation systématique de KalioKool constitue en soi une preuve de processus structuré.
Questions fréquentes
KalioKool garantit-il l'obtention de la certification Qualiopi ?
Non. KalioKool produit et archive les éléments de preuve attendus, mais la certification dépend de l'ensemble de votre démarche qualité. L'outil est un facilitateur, pas un certificateur.
Puis-je utiliser KalioKool si je ne suis pas encore certifié ?
Oui. KalioKool est particulièrement utile pour préparer un audit initial. En utilisant l'outil dès vos premières sessions, vous constituez un historique de preuves exploitable le jour de l'audit.
Comment KalioKool gère-t-il les sous-traitants (Qualiopi V9) ?
Vous pouvez déclarer un formateur comme sous-traitant et lui associer les documents requis (convention, CV, assurance). Ces éléments sont rattachés aux sessions concernées et exportables pour l'audit.
Les signatures électroniques d'émargement sont-elles acceptées par les auditeurs ?
Oui. Les signatures électroniques de niveau simple (conforme eIDAS) sont largement acceptées. KalioKool archive la preuve de signature (horodatage, adresse IP, trace cryptographique) pour garantir l'intégrité du document.
Où trouver la liste complète des indicateurs Qualiopi ?
Le référentiel officiel est publié par le Ministère du Travail. Vous pouvez le consulter sur https://travail-emploi.gouv.fr ou sur le site de France Compétences.
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