Émargement numérique
L'émargement numérique remplace les feuilles de présence papier par un système de signature électronique conforme aux exigences Qualiopi et au règlement eIDAS. Vos stagiaires signent leur présence en scannant un QR code ou en cliquant sur un lien sécurisé, et vous disposez d'un suivi en temps réel.
Ce guide couvre la génération des QR codes, le parcours de signature des stagiaires, les scénarios présentiel et distanciel, ainsi que la gestion des cas particuliers.
Comment ça fonctionne
Chaque créneau de formation dispose d'un QR code unique. Lorsqu'un stagiaire scanne ce QR code, il accède à une page sécurisée où il confirme son identité et appose sa signature. La signature est horodatée et associée à l'adresse IP et au navigateur du signataire, constituant une preuve de présence recevable.
Générer les QR codes
Les QR codes sont créés automatiquement lors de la configuration de votre session.
- Ouvrez la session concernée depuis le tableau de bord Sessions.
- Cliquez sur l'onglet Émargement.
- Vous y trouverez la liste des créneaux de la session. Un QR code unique est généré pour chaque demi-journée ou créneau défini.
- Pour ajouter un créneau manuellement, cliquez sur Ajouter un créneau et renseignez la date ainsi que les heures de début et de fin.
> Bon à savoir : vous pouvez télécharger tous les QR codes d'une session au format PDF pour les imprimer ou les afficher en salle.
Parcours de signature du stagiaire
Voici ce que vit le stagiaire lorsqu'il signe sa présence :
- Scan ou clic : le stagiaire scanne le QR code avec l'appareil photo de son smartphone, ou clique sur le lien reçu par e-mail.
- Identification : il est redirigé vers une page sécurisée qui affiche le nom de la session, le créneau concerné et ses informations personnelles (nom, prénom).
- Signature : il dessine sa signature sur l'écran tactile ou confirme sa présence en cliquant sur le bouton Je signe.
- Confirmation : un écran de confirmation s'affiche avec l'heure exacte de la signature. Le stagiaire reçoit également un e-mail de confirmation.
Scénarios d'utilisation
En présentiel
Le formateur affiche le QR code sur un écran (vidéoprojecteur, télévision, écran d'ordinateur partagé) au début de chaque créneau. Les stagiaires sortent leur smartphone et scannent le code pour signer.
Conseils pratiques :
- Affichez le QR code pendant au moins 5 minutes pour laisser le temps à tous les stagiaires de signer.
- Si la salle ne dispose pas d'écran, imprimez le QR code au format A4 et posez-le sur une table à l'entrée.
- Pour les formations sur plusieurs jours, vous pouvez imprimer l'ensemble des QR codes en un seul document PDF.
En distanciel
Pour les formations à distance, le lien de signature est envoyé automatiquement par e-mail à chaque stagiaire au début du créneau. Le formateur peut également partager le lien dans le chat de la visioconférence.
Conseils pratiques :
- Activez l'envoi automatique des e-mails de signature dans les paramètres de la session. Les stagiaires recevront le lien 5 minutes avant le début de chaque créneau.
- Partagez également le lien dans le chat de votre outil de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet) pour les stagiaires qui n'auraient pas reçu l'e-mail.
- Le formateur peut suivre en temps réel les signatures depuis l'onglet Émargement et relancer les retardataires en un clic.
En modalité mixte
Combinez les deux approches : QR code affiché en salle pour les stagiaires présents, lien envoyé par e-mail pour ceux qui suivent à distance. Le suivi est unifié dans le même tableau.
Suivi en temps réel
L'onglet Émargement de votre session affiche un tableau de bord actualisé en temps réel :
- Compteur de signatures : nombre de stagiaires ayant signé par rapport au nombre total d'inscrits (par exemple, 8/12).
- Liste nominative : chaque stagiaire apparaît avec son statut (signé, en attente, absent).
- Heure de signature : l'horodatage précis de chaque signature.
- Bouton de relance : envoyez un rappel par e-mail aux stagiaires qui n'ont pas encore signé, en un seul clic.
E-mails de rappel
Kaliokool envoie automatiquement des rappels aux stagiaires qui n'ont pas signé :
- Rappel automatique : 30 minutes après le début du créneau, un e-mail est envoyé aux stagiaires n'ayant pas encore signé.
- Relance manuelle : depuis le tableau d'émargement, cliquez sur l'icône d'envoi à côté du nom du stagiaire, ou utilisez le bouton Relancer tous pour envoyer un rappel groupé.
Signature tardive et rattrapage
Un stagiaire qui n'a pas pu signer pendant le créneau dispose d'un délai de 48 heures pour effectuer sa signature a posteriori. Le lien reste actif pendant cette période.
- La signature tardive est clairement identifiée dans le tableau d'émargement par la mention Signé en retard et l'heure effective de signature.
- Au-delà de 48 heures, le lien expire. Le stagiaire devra contacter le responsable de formation pour régulariser sa situation manuellement.
Conformité légale
L'émargement numérique de Kaliokool est conforme au règlement eIDAS (niveau de signature électronique simple). Cela signifie que :
- Chaque signature est horodatée de manière fiable.
- L'identité du signataire est vérifiée par son adresse e-mail et les données de connexion.
- Les preuves de signature (horodatage, adresse IP, identifiant de session) sont conservées et archivées.
- Les feuilles d'émargement générées sont recevables lors des contrôles Qualiopi et des audits.
Export et archivage
- Export PDF : téléchargez la feuille d'émargement complète au format PDF, incluant toutes les signatures et horodatages. Ce document est prêt pour l'archivage ou la transmission lors d'un contrôle.
- Export CSV : exportez les données brutes (noms, heures de signature, statuts) pour les intégrer à vos outils de reporting.
Résolution de problèmes
Le QR code ne fonctionne pas
Vérifiez que le stagiaire utilise bien l'appareil photo natif de son smartphone (et non une application tierce). Sur certains appareils Android, il peut être nécessaire d'activer la détection de QR code dans les paramètres de l'appareil photo. En dernier recours, partagez directement le lien de signature par e-mail ou dans le chat.
Le stagiaire ne reçoit pas l'e-mail de signature
Demandez au stagiaire de vérifier son dossier de courrier indésirable (spam). Si le problème persiste, vérifiez que l'adresse e-mail enregistrée dans sa fiche est correcte. Vous pouvez également renvoyer le lien manuellement depuis le tableau d'émargement.
Le stagiaire arrive en retard
Aucun problème : le lien de signature reste actif pendant toute la durée du créneau et jusqu'à 48 heures après. Le stagiaire peut signer à tout moment dans ce délai.
Le stagiaire n'a pas de smartphone
Le formateur peut saisir la signature manuellement depuis son propre appareil en se rendant dans l'onglet Émargement et en cliquant sur Signer pour à côté du nom du stagiaire. Cette action est tracée et mentionnée dans le document d'émargement.
Le lien a expiré (au-delà de 48 heures)
Contactez le responsable de formation. Celui-ci peut régulariser la présence manuellement depuis l'interface d'administration, en ajoutant un justificatif si nécessaire.
Questions fréquentes
L'émargement numérique est-il accepté par les auditeurs Qualiopi ?
Oui. L'émargement numérique est pleinement reconnu par les organismes certificateurs dans le cadre de Qualiopi, à condition de conserver les preuves de signature. Kaliokool archive automatiquement ces preuves.
Puis-je combiner émargement papier et numérique ?
Oui, mais nous le déconseillons. L'émargement numérique offre une traçabilité supérieure et simplifie considérablement l'archivage. Si un stagiaire ne peut pas signer numériquement, utilisez la fonction Signer pour du formateur.
Les données de signature sont-elles protégées ?
Oui. Les données sont chiffrées en transit et au repos, hébergées sur des serveurs conformes au RGPD. Seuls les membres autorisés de votre organisme y ont accès.
Liens utiles
- Créer une session de formation : configurer votre session avant de mettre en place l'émargement.
- Inscrire des stagiaires : ajouter des participants à votre session.
- Exporter les documents : télécharger vos feuilles d'émargement et autres documents.
- Conformité Qualiopi : comprendre les exigences de traçabilité.