Le dossier stagiaire

Chaque stagiaire inscrit dans KalioKool dispose d'un dossier centralisé regroupant l'ensemble de ses informations personnelles, son historique de formations, les documents générés et ses relevés de présence. Ce dossier constitue la pierre angulaire de votre traçabilité Qualiopi et simplifie considérablement la gestion administrative de vos formations.

---

Accéder au dossier d'un stagiaire

Plusieurs chemins mènent au dossier stagiaire :

Depuis la liste des stagiaires

• Cliquez sur Stagiaires dans le menu principal.
• Parcourez la liste ou utilisez la barre de recherche (voir section « Rechercher un stagiaire » ci-dessous).
• Cliquez sur le nom du stagiaire pour ouvrir son dossier.

Depuis une session

• Ouvrez la session concernée.
• Dans la liste des stagiaires inscrits, cliquez sur le nom du stagiaire.
• Vous accédez directement à son dossier, avec l'inscription en question mise en avant.

Depuis une facture ou un document

Chaque facture et chaque document affiché dans KalioKool comporte un lien vers le stagiaire associé. Cliquez sur le nom du stagiaire pour accéder à son dossier complet.

---

Contenu du dossier

Le dossier stagiaire est organisé en quatre sections principales.

1. Profil et informations personnelles

Le profil regroupe les données d'identité et de contact du stagiaire :

• Nom et Prénom
• Adresse e-mail : utilisée pour l'envoi des documents, la signature électronique et les relances automatiques.
• Téléphone : numéro de contact direct, utile pour les rappels avant le début d'une session.
• Entreprise : le nom de l'employeur du stagiaire, le cas échéant.
• SIRET de l'entreprise : identifiant légal de l'employeur, nécessaire pour les conventions de formation et la facturation entreprise ou OPCO.

Ces informations sont renseignées lors de l'inscription (manuelle, auto-inscription ou import CSV) et peuvent être modifiées à tout moment.

2. Historique des inscriptions

Cette section liste toutes les inscriptions du stagiaire, passées et en cours. Pour chaque inscription, vous retrouvez :

• L'intitulé de la session (avec un lien direct vers la fiche session).
• Les dates de début et de fin de la formation.
• Le type de financement : OPCO, CPF, Personnel, Entreprise ou France Travail.
• Le statut de l'inscription : En attente, Validée, En cours, Terminée, Annulée.
• Le taux de présence calculé à partir des feuilles d'émargement.

L'historique complet permet de visualiser d'un coup d'oeil le parcours de formation d'un stagiaire au sein de votre organisme. Cette vue est particulièrement utile lors des audits Qualiopi, où l'inspecteur peut demander à consulter le parcours d'un stagiaire donné.

3. Documents générés

Tous les documents liés au stagiaire sont regroupés ici, classés par inscription. Pour chaque document, KalioKool affiche :

• Le type de document :

- Convocation - Convention de formation (financement tiers) ou Contrat de formation (financement personnel) - Programme pédagogique - Feuilles d'émargement - Attestation de fin de formation - Certificat de réalisation

• Le statut : En attente de signature, Signé, Expiré.
• La date de signature : horodatage précis de la signature électronique, conforme eIDAS niveau simple.
• Un bouton de téléchargement pour récupérer le document au format PDF.

Depuis cette section, vous pouvez également renvoyer un document au stagiaire pour signature (en cas d'oubli ou de lien expiré) ou télécharger l'ensemble des documents d'une inscription en un seul clic (export ZIP).

4. Relevés de présence (émargement)

La section émargement détaille la présence du stagiaire pour chaque demi-journée de formation :

• Date et créneau (matin / après-midi).
• Statut : Présent, Absent, Retard.
• Signature électronique : indication si le stagiaire a signé numériquement la feuille d'émargement.
• Commentaire : note optionnelle ajoutée par le formateur (motif d'absence, par exemple).

Le taux de présence global est calculé automatiquement et affiché en haut de la section. Ce taux est repris dans le certificat de réalisation et l'attestation de fin de formation.

---

Modifier les informations d'un stagiaire

Modifier le profil

• Ouvrez le dossier du stagiaire.
• Cliquez sur Modifier (icône crayon) à côté de la section Profil.
• Mettez à jour les champs souhaités : nom, prénom, e-mail, téléphone, entreprise, SIRET.
• Cliquez sur Enregistrer.

Les modifications sont prises en compte immédiatement. Si l'adresse e-mail est modifiée, les prochains documents et relances seront envoyés à la nouvelle adresse.

Modifier le type de financement

Le type de financement est lié à une inscription, pas au stagiaire lui-même (un même stagiaire peut avoir des financements différents selon les sessions).

• Dans la section Historique des inscriptions, cliquez sur l'inscription concernée.
• Modifiez le champ Type de financement.
• Renseignez les champs spécifiques associés (numéro OPCO, dossier CPF, etc.).
• Enregistrez.

Attention : si une facture a déjà été émise pour cette inscription, le type de financement ne peut plus être modifié. Vous devrez d'abord annuler la facture, modifier le financement, puis réémettre la facture.

---

Rechercher un stagiaire

KalioKool propose plusieurs moyens de retrouver rapidement un stagiaire :

Barre de recherche

Accessible depuis la page Stagiaires, la barre de recherche effectue une recherche instantanée sur :

• Le nom et le prénom.
• L'adresse e-mail.
• Le nom de l'entreprise.

Commencez à taper et les résultats s'affichent en temps réel.

Filtres avancés

Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour affiner la liste :

• Par session : afficher uniquement les stagiaires inscrits à une session donnée.
• Par type de financement : filtrer par OPCO, CPF, Personnel, Entreprise ou France Travail.
• Par statut d'inscription : En attente, Validée, En cours, Terminée, Annulée.
• Par période : stagiaires inscrits entre deux dates.

Recherche globale

Depuis n'importe quelle page de KalioKool, utilisez le raccourci Ctrl+K (ou Cmd+K sur Mac) pour ouvrir la recherche globale. Tapez le nom d'un stagiaire pour accéder directement à son dossier.

---

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un stagiaire ?
Non, pour des raisons de traçabilité et de conformité Qualiopi, un dossier stagiaire ne peut pas être supprimé. Vous pouvez en revanche annuler ses inscriptions. Les données personnelles peuvent être anonymisées sur demande conformément au RGPD, via Paramètres > Protection des données.

Un stagiaire peut-il apparaître dans plusieurs organismes ?
Chaque organisme (tenant) dispose de sa propre base de stagiaires. Si un même individu est inscrit dans deux organismes différents sur KalioKool, il aura deux dossiers distincts et indépendants.

Comment fusionner deux dossiers en doublon ?
Si un stagiaire a été créé deux fois (par exemple lors d'un import CSV avec une adresse e-mail différente), rendez-vous dans Stagiaires, sélectionnez les deux profils concernés, puis cliquez sur Fusionner. KalioKool regroupera les inscriptions et documents sous un seul dossier.

Les documents sont-ils conservés indéfiniment ?
KalioKool conserve les documents pendant toute la durée de votre abonnement. Les organismes de formation sont tenus de conserver les pièces justificatives pendant 5 ans minimum (obligation légale). KalioKool ne supprime aucun document tant que votre compte est actif.

Comment exporter les données d'un stagiaire ?
Depuis le dossier stagiaire, cliquez sur Exporter (icône de téléchargement en haut à droite). Vous pouvez exporter le dossier complet au format PDF (récapitulatif) ou ZIP (tous les documents originaux).

---

Liens utiles

• Inscrire un stagiaire : les différentes méthodes d'inscription.
• Émargement numérique : configurer et suivre la présence des stagiaires.
• Générer une facture : émettre une facture à partir du dossier stagiaire.
• Conformité Qualiopi : comprendre les indicateurs de traçabilité.