Les documents PDF
Chaque formation dans KalioKool est associée à 7 documents PDF couvrant l'intégralité du cycle administratif. Ces documents sont générés automatiquement à partir de vos données, tout en restant personnalisables grâce à l'éditeur de blocs.
---
Le principe : formation, session et génération
La génération repose sur deux niveaux :
- La formation définit les modèles de documents : structure, blocs de contenu et variables dynamiques. Ces modèles servent de base commune à toutes les sessions rattachées.
- La session personnalise les documents avec les données réelles : dates, lieu, formateur, stagiaires, tarifs. KalioKool remplace les variables dynamiques (`{{stagiaire.prenom}}`, `{{session.date_debut}}`, `{{organisme.nom}}`) par les valeurs correspondantes.
Les 7 documents
1. Programme de formation
Rôle : Document fondateur, obligatoire pour Qualiopi (critères 1 et 2). Il constitue la pièce maîtresse de votre dossier de preuve.
Contenu : intitulé, objectifs pédagogiques, public visé, prérequis, découpage en modules avec durées, modalités pédagogiques et d'évaluation, durée totale et tarif.
Génération : Créé dès la création de la formation. Mis à jour automatiquement lors de modifications. Chaque version est horodatée et archivée.
Personnalisation : Ajoutez des blocs pour détailler le matériel fourni ou les compétences visées par module.
---
2. Livret d'accueil
Rôle : Regroupe les informations pratiques pour le stagiaire. Contribue au critère 4 de Qualiopi (adéquation des moyens).
Contenu : présentation de l'organisme, adresse et plan d'accès, horaires, contacts utiles (responsable pédagogique, référent handicap), consignes de sécurité, accessibilité PSH.
Génération : Généré à partir du modèle de la formation, enrichi des données logistiques de la session. Disponible dès la création de la session.
Personnalisation : Ajoutez un mot de bienvenue, un trombinoscope ou des informations spécifiques au lieu (parking, restauration).
---
3. Règlement intérieur
Rôle : Document légalement obligatoire (article L.6352-3 du Code du travail) fixant les règles applicables aux stagiaires.
Contenu : dispositions générales, hygiène et sécurité, discipline (assiduité, comportement), procédure disciplinaire, représentation des stagiaires, réclamations.
Génération : Rattaché à la formation, il reste identique d'une session à l'autre sauf modification de votre part. Inclus dans le livret d'accueil ou distribué séparément.
Personnalisation : Chaque article est un bloc distinct. Ajoutez des articles spécifiques (par exemple, des règles liées au distanciel) ou réordonnez par glisser-déposer.
---
4. Convention de formation
Rôle : Contrat B2B entre votre organisme et le financeur (OPCO, entreprise, Pôle emploi). Formalise les engagements réciproques et les conditions de prise en charge.
Contenu : identification des parties, objet (intitulé, objectifs, programme), dates et lieu, effectif et liste nominative, conditions financières, obligations réciproques, CGV.
Génération : Générée au niveau de la session dès qu'un stagiaire est inscrit avec un financement OPCO, Entreprise ou Pôle emploi. Données du financeur injectées automatiquement.
Personnalisation : Ajoutez des clauses spécifiques (sous-traitance, confidentialité) ou adaptez les conditions de règlement.
---
5. Contrat de formation
Rôle : Contrat B2C entre votre organisme et un stagiaire qui finance lui-même sa formation. Obligatoire pour toute inscription à titre individuel (article L.6353-3 du Code du travail).
Contenu : identification des parties, nature et durée de la formation, conditions financières, délai de rétractation de 10 jours (obligation légale), modalités de règlement des litiges.
Génération : Généré automatiquement lorsqu'un stagiaire est inscrit avec un financement de type Personnel.
> Convention ou contrat ? La convention s'adresse à une entité qui finance pour le compte d'un tiers (B2B). Le contrat s'adresse au stagiaire qui paie de sa poche (B2C). KalioKool détermine automatiquement le bon document en fonction du type de financement choisi lors de l'inscription.
Personnalisation : Modifiez les clauses de paiement ou ajoutez des blocs pour les conditions d'annulation propres à votre organisme.
---
6. Convocation
Rôle : Document officiel informant le stagiaire des détails pratiques de sa session. Preuve que le stagiaire a été dûment convoqué.
Contenu : nom du stagiaire, intitulé et dates, lieu ou lien de connexion, horaires, documents à apporter, contact en cas d'empêchement.
Génération : Générée pour chaque stagiaire inscrit et validé. Envoi par e-mail depuis KalioKool ou téléchargement PDF pour envoi postal.
Personnalisation : Ajoutez un plan d'accès, des consignes de préparation ou des informations logistiques (hébergement, restauration).
---
7. Certificat de réalisation
Rôle : Atteste que le stagiaire a bien suivi la formation. Pièce justificative exigée par les financeurs pour le règlement de la prise en charge.
Contenu : identification de l'organisme et du stagiaire, intitulé, dates, durée effective de présence (calculée depuis les émargements), nature de l'action, signature du responsable.
Génération : Généré automatiquement à la clôture de la session, une fois les émargements finalisés. La durée réelle est ajustée si le stagiaire a été absent.
Personnalisation : Ajoutez des blocs pour les compétences acquises, les résultats d'évaluation ou une appréciation du formateur.
---
L'éditeur de blocs
Tous les documents sont composés de blocs que vous manipulez librement :
- Ajouter : cliquez sur « + » entre deux blocs pour insérer un paragraphe, un tableau ou une clause.
- Modifier : cliquez sur le texte pour l'éditer. Les variables dynamiques (entre doubles accolades) sont mises en surbrillance.
- Réordonner : glisser-déposer pour changer l'ordre des sections.
- Supprimer : cliquez sur l'icône de suppression en regard du bloc.
---
Questions fréquentes
Puis-je modifier un document après sa génération ?
Non, une fois le PDF généré, il est figé et horodaté pour garantir sa valeur probante. En revanche, vous pouvez modifier le modèle dans la formation ou la session, puis régénérer le document.
Comment prévisualiser un document avant de l'envoyer ?
Sur la fiche de la session, dans l'onglet Documents, cliquez sur l'icône d'aperçu en regard du document souhaité. Un rendu fidèle s'affiche avec les données réelles de la session.
Un stagiaire change de mode de financement : que se passe-t-il ?
KalioKool détecte automatiquement le changement et bascule entre convention et contrat. Le document précédent est archivé et un nouveau document est généré avec le bon format.
Les documents sont-ils conformes pour un audit Qualiopi ?
Oui. Tous les documents générés par KalioKool respectent le formalisme attendu par les auditeurs Qualiopi et sont archivés avec horodatage et versioning.
---
Pour aller plus loin
- Créer une session de formation pour comprendre comment configurer les données injectées dans vos documents.
- Qualiopi et KalioKool pour voir comment chaque document contribue aux critères du référentiel.
- Inscription d'un stagiaire pour comprendre la logique de financement (convention vs contrat).