Les questionnaires
Les questionnaires sont un outil central de KalioKool pour recueillir les informations essentielles avant, pendant et après vos formations. Ils sont rattachés à une formation (et non à une session), ce qui vous permet de les configurer une seule fois et de les réutiliser à chaque nouvelle session.
Les 6 types de questionnaires
KalioKool propose six types de questionnaires, chacun répondant à un besoin précis dans le parcours de formation.
Questionnaire de positionnement
Envoyé avant la formation, il permet d'évaluer le niveau initial du stagiaire sur les compétences visées. Les résultats vous aident à adapter le contenu pédagogique et à constituer des groupes homogènes si nécessaire. Ce questionnaire répond directement à l'indicateur 4 de Qualiopi (analyse du besoin du bénéficiaire).
Questionnaire d'attentes
Également envoyé avant la formation, il recueille les attentes spécifiques de chaque stagiaire : objectifs personnels, situations professionnelles concrètes, points particuliers à aborder. Ces informations permettent au formateur de personnaliser son intervention.
Questionnaire de satisfaction à chaud
Envoyé immédiatement après la formation (dans les 24 à 48 heures), il mesure la satisfaction globale du stagiaire : qualité de l'animation, pertinence du contenu, conditions matérielles, atteinte des objectifs. Ce questionnaire est essentiel pour l'indicateur 5 de Qualiopi (objectifs et adaptation aux publics).
Questionnaire de satisfaction à froid
Envoyé plusieurs semaines après la formation (généralement 30 à 90 jours), il évalue l'impact réel de la formation sur le terrain : compétences mises en pratique, transfert en situation de travail, bénéfices concrets. Il alimente l'indicateur 11 de Qualiopi (évaluation des acquis et satisfaction).
Auto-évaluation formateur
Destiné au formateur lui-même, ce questionnaire lui permet de faire un retour structuré sur le déroulement de la session : difficultés rencontrées, points d'amélioration, suggestions pour les prochaines sessions. Il contribue à votre démarche d'amélioration continue.
Questionnaire de satisfaction client
Adressé au commanditaire de la formation (responsable RH, manager, financeur), il recueille son évaluation sur l'organisation générale, la communication, les résultats observés chez les stagiaires et la qualité du suivi administratif.
Créer un questionnaire
Deux méthodes sont disponibles pour créer vos questionnaires.
Depuis un modèle
Rendez-vous dans la fiche de votre formation, puis cliquez sur l'onglet Questionnaires. Cliquez sur Ajouter un questionnaire et choisissez un type parmi les six proposés. KalioKool vous propose un modèle pré-rempli avec des questions adaptées au type choisi. Vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter des questions selon vos besoins.
Création manuelle
Depuis le même onglet, choisissez Créer un questionnaire vierge. Vous définissez alors vous-même le titre, la description et l'ensemble des questions. Plusieurs formats de réponse sont disponibles : texte libre, note sur une échelle, choix unique, choix multiples, ou oui/non.
Envoyer un questionnaire depuis une session
Les questionnaires sont configurés au niveau de la formation, mais leur envoi se fait depuis la session, car c'est à ce niveau que vous disposez de la liste des stagiaires inscrits.
- Ouvrez la session concernée
- Cliquez sur l'onglet Questionnaires
- Vous retrouvez la liste des questionnaires rattachés à la formation
- Cliquez sur Envoyer à côté du questionnaire souhaité
- Sélectionnez les destinataires (tous les stagiaires ou une sélection)
- Confirmez l'envoi
Expérience du stagiaire
Le stagiaire reçoit un e-mail avec un lien unique. En cliquant dessus, il accède directement au questionnaire dans son navigateur, sans avoir besoin de créer un compte. Le lien est public mais sécurisé par un jeton (token) unique. Le stagiaire remplit le questionnaire et valide ses réponses en quelques minutes.
Important : le jeton d'accès expire après 30 jours. Passé ce délai, le stagiaire ne pourra plus accéder au questionnaire. Pensez à envoyer des relances si nécessaire avant l'expiration.
Consulter les réponses
Les réponses sont accessibles à deux endroits :
- Depuis la session : l'onglet Questionnaires affiche le taux de réponse pour chaque questionnaire envoyé. Cliquez sur un questionnaire pour voir le détail des réponses par stagiaire.
- Depuis la formation : l'onglet Questionnaires propose une vue consolidée de toutes les réponses, toutes sessions confondues. Cela vous permet d'analyser les tendances sur l'ensemble de vos sessions.
Lien avec Qualiopi
Les questionnaires jouent un rôle direct dans votre conformité Qualiopi. Voici les indicateurs principalement concernés :
- Indicateur 4 : le questionnaire de positionnement démontre l'analyse des besoins du bénéficiaire avant la formation.
- Indicateur 5 : les questionnaires d'attentes et de satisfaction à chaud prouvent l'adaptation de la prestation aux publics bénéficiaires.
- Indicateur 11 : les questionnaires de satisfaction (à chaud et à froid) attestent de l'évaluation de la satisfaction et du suivi des apprenants.
Questions fréquentes
Puis-je modifier un questionnaire après l'avoir envoyé ?
Vous pouvez modifier le questionnaire au niveau de la formation, mais les envois déjà effectués conservent la version du questionnaire telle qu'elle était au moment de l'envoi.
Un stagiaire peut-il modifier sa réponse ?
Tant que le jeton est valide (30 jours), le stagiaire peut revenir sur le lien et modifier ses réponses avant de les soumettre définitivement.
Comment relancer les stagiaires qui n'ont pas répondu ?
Depuis l'onglet Questionnaires de la session, un bouton Relancer apparaît à côté de chaque stagiaire n'ayant pas encore répondu.
Les réponses sont-elles anonymes ?
Par défaut, les réponses sont nominatives. Si vous souhaitez un questionnaire anonyme, activez l'option correspondante lors de la création.